Adanya buku stok barang akan membantu pengelolaan persediaan di perusahaan. Data yang tersimpan dalam buku tersebut dapat berupa laporan stok barang keluar masuk. Hal ini akan meminimalisasi kekacauan.
Buku stok barang adalah buku yang berisi catatan data stok barang yang ada di gudang. Untuk melengkapinya, biasanya ada tambahan kartu stok barang. Kartu ini berfungsi untuk melacak transaksi barang, baik penjualan maupun pembelian.
Cara membuat buku stok barang dapat mengandalkan software Microsoft Excel. Dengan kata lain, format buku stok barang berupa tabel. Tabel bisa dibuat sedetail mungkin agar pencatatan lebih lengkap.
Tips pertama yang bisa dilakukan adalah mengelompokkan barang sesuai dengan jenisnya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pencatatan data. Kemudian, kumpulkanlah nota penjualan dan pembelian yang ada. Nota yang ada berfungsi untuk mengecek apakah terjadi kesalahan pencatatan.
Baca juga: Terapkan 5 Strategi Promosi Berikut untuk Gaet Konsumen
Fungsi dan Manfaat Buku Stok Barang
Buku stok barang perlu dibuat karena memiliki fungsi dan manfaat bagi perusahaan. Agar lebih jelas, kami akan membahas fungsi dan manfaat keberadaan buku stok barang.
Fungsi Laporan Stok Barang
- Mengontrol stok barang: Laporan stok barang berfungsi sebagai pengontrol stok barang yang efektif. Adanya laporan tersebut, perusahaan bisa melakukan pembelian barang yang sesuai. Selain itu, perusahaan juga akan mudah mengetahui jika terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian barang.
- Mencegah penyimpangan: Terkadang, dalam sebuah perusahaan terjadi penyimpangan karena adanya oknum yang tidak bertanggung jawab. Oknum tersebut berbuat curang dengan memanipulasi data atau barang. Hal ini tentu dapat merugikan perusahaan. Adanya laporan, penyimpangan dapat dicegah.
- Melacak mutasi barang: Sudah tentu dalam sebuah perusahaan terjadi pergerakan barang. Ada barang masuk dan juga ada barang keluar. Jika memiliki laporan stok barang, tentu akan mudah mengetahui barang mana saja yang masuk dan keluar dari perusahaan.
Manfaat Laporan Stok Barang
- Mencocokkan jumlah barang: Kuantitas barang yang ada di gudang dapat dicek dengan data yang tercatat di laporan stok barang. Jika tidak cocok tentu perlu pengusutan apakah jumlah barang yang salah atau pencatatannya.
- Menghitung piutang dan kas: Laporan stok barang dapat juga digunakan untuk mengetahui piutang dan kas. Hal ini karena barang-barang yang tercatat merupakan aset perusahaan yang penting dan berpengaruh.
- Menganalisis perkembangan usaha: Perkembangan usaha dapat juga dianalisis dengan laporan stok barang. Perusahaan dapat membandingkan jumlah barang yang dimiliki dari tahun ini dengan tahun sebelumnya.
Memang bukan hal mudah membuat laporan stok barang secara manual. Butuh ketelitian dan kehati-hatian agar tidak terjadi kekeliruan. Jika dirasa menyulitkan, perusahaan bisa mulai memanfaatkan aplikasi stok barang gratis yang mudah dan praktis.
