Prosedur pengadaan barang perlu diperhatikan agar prosesnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal ini berlaku pada proses pengadaan barang jasa pemerintah maupun perusahaan swasta. Prosedur tersebut telah diatur dalam Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (URL: https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/73586/perpres-no-16-tahun-2018).
Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa
Prosedur pengadaan berkaitan dengan prosesnya. Adapun secara garis besar proses pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut.
Tahap Perencanaan
Sebelum melakukan pengadaan barang dan jasa, suatu instansi perlu menyusun perencanaan yang matang. Tujuannya adalah membuat proses pengadaan lebih terarah. Prosedur pengadaan barang di tahap perencanaan dimulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan. Instansi bisa mencari tahu barang apa yang sedang dibutuhkan.
Langkah selanjutnya adalah menentukan jenis barang atau jasa yang ingin dibeli. Selain itu, instansi juga perlu mengetahui cara pengadaan barang dan lengkap dengan tata aturannya. Tidak lupa juga, agar pengadaan barang berjalan tepat waktu serta tidak membebani anggaran, pastikan telah dibuat jadwal dan anggaran belanja pengadaan.
Tahap Persiapan
Dalam melakukan tahapan persiapan, ada dua pilihan metode yang bisa diterapkan. Ada persiapan secara swakelola dan melalui penyedia. Persiapan secara swakelola dilakukan oleh instansi secara mandiri. Sementara itu, persiapan melalui penyedia berarti melibatkan pihak lain dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Jika hendak melakukan persiapan secara swakelola, instansi harus mengawalinya dengan menetapkan sasaran. Setelah itu, instansi harus menyiapkan rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan rencana anggaran belanja. Sementara itu, jika memilih persiapan melalui penyedia, instansi bisa membuat harga perkiraan sendiri, rancangan kontrak, spesifikasi produk, hingga uang muka, jaminan, serta garansi.
Tahap Pelaksanaan
Sesuai dengan tahapan persiapan, tahapan pelaksanaan juga dibedakan menjadi pelaksanaan swakelola dan melalui penyedia. Tentunya, cara pengadaan barang dan jasa kedua tipe ini berbeda. Prosedur pengadaan barang pun berbeda.
Untuk pelaksanaan swakelola, instansi bisa memilih terlebih dahulu tipenya. Langkah selanjutnya adalah melakukan pembayaran kemudian mengawasi serta mempertanggungjawabkan. Kemudian, untuk pelaksanaan melalui penyedia dimulai dengan memilih penyedia, membuat kontrak, hingga akhirnya menyerahkan hasil pekerjaan.
Dengan mengetahui cara pengadaan barang dan jasa, prosesnya pun akan berjalan dengan lebih lancar. Hal ini juga akan meminimalkan terjadinya kesalahan pengadaan barang dan jasa berlangsung.
