Dampak perubahan material dalam pengadaan barang tentunya sangat signifikan. Namun, hal tersebut memang tidak dapat terhindarkan. Oleh karena itu, setiap instansi harus mengantisipasinya agar tidak menimbulkan masalah yang berkelanjutan. Agar lebih jelas, mari perhatikan dampak perubahan material pada pengadaan barang berikut.
- Memicu pergeseran anggaran
Sebelum melakukan pengadaan barang, suatu instansi tentunya telah membuat anggaran belanja. Anggaran belanja tersebut biasanya sesuai dengan HPS (Harga Perkiraan Sendiri). HPS adalah harga barang berdasarkan kalkulasi sesuai dengan data.
Jika dalam pengadaan barang terdapat perubahan material, sudah barang tentu akan memicu pergeseran anggaran. Anggaran yang telah menjadi ketetapan bisa jadi akan bertambah atau berkurang. Hal tersebut tentu akan mengacaukan perhitungan yang telah ada.
- Menyebabkan waktu pengadaan mundur
Selain menyiapkan anggaran, suatu instansi pasti juga telah memperkirakan waktu pengadaan dengan membuat jadwal. Jadwal tersebut biasanya berisi waktu pengadaan, proses pengadaan, hingga barang telah sampai di instansi. Hal ini untuk memudahkan pengontrolan pengadaan barang.
Namun, apabila terjadi perubahan material saat proses pengadaan barang akan menyebabkan waktu pengadaan mundur. Hal tersebut tentu akan memunculkan dampak yang berkelanjutan. Misalnya saja, jika barang berkaitan dengan suatu acara, akan menyebabkan acara tersebut tertunda.
Baca juga : Pertimbangan Dalam Membuat Proposal Acara Perusahaan
Jika melihat penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa dampak perubahan material sangatlah berpengaruh terhadap pengadaan barang. Untuk itulah, perubahan material seharusnya diantisipasi. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan mengidentifikasi faktor penyebab perubahan material.
Faktor Penyebab Adanya Dampak Perubahan Material
Perubahan material merupakan salah satu bentuk dampak change order atau perubahan pesanan. Perubahan pesanan tersebut dapat mengacaukan proses pengadaan barang yang telah terencana. Perlu Anda ketahui bahwa perusahaan pesanan disebabkan oleh beberapa faktor. Adapun faktor penyebab perubahan pesanan dalam pengadaan barang adalah sebagai berikut.
1. Perencanaan yang tidak terintegrasi
Perencanaan dalam pengadaan barang adalah hal yang penting. Oleh karena itu, perencanaan tersebut haruslah terintegrasi dengan baik. Artinya, sudah ada koordinasi dari pihak yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dengan bagian yang terkait, seperti bagian gudang yang menyimpan persediaan barang.
Jika antarbagian dalam instansi tidak membentuk koordinasi yang baik, bisa jadi pengadaan akan mengalami perubahan. Hal ini karena tidak adanya koordinasi bisa saja menyebabkan kesalahan dalam pemesanan karena tidak jelasnya kebutuhan barang.
2. Miskomunikasi dengan vendor
Selain koordinasi dalam instansi, koordinasi dengan pihak luar yang terkait juga tidak kalah penting. Yang paling adalah koordinasi dengan pihak vendor. Jika koordinasi dengan vendor tidak berjalan dengan baik, kemungkinan besar akan memunculkan miskomunikasi antara instansi dan vendor sebagai penyedia barang.
Miskomunikasi dengan vendor dapat memicu terjadi perubahan pesanan atau change order. Dampak kelanjutannya tentu pengadaan barang akan mundur. Alhasil, kegiatan terkait barang pesanan bisa terancam tertunda bahkan gagal.
3. Adanya perubahan pasokan
Suatu instansi pastinya memiliki data inventarisasi barang. Data tersebut dapat berubah seiring pergantian waktu. Perubahan yang terjadi bisa berupa penambahan atau pengurangan barang yang ada. Penambahan bisa jadi karena adanya penambahan kebutuhan. Sementara itu, pengurangan barang bisa terjadi karena adanya pemakaian.
Perubahan pasokan barang juga bisa terjadi karena ada penggunaan yang mendadak. Hal tersebut tidak bisa terhindari mengingat kegiatan dalam suatu instansi kebanyakan bersifat dinamis. Untuk mengatasinya, tentu perlu perhitungan yang matang.
Dari artikel ini Anda dapat mengetahui dampak perubahan material serta faktor penyebab dan dampak change order. Dengan mengetahui hal-hal tersebut, Anda bisa melakukan pencegahan sedari diri. Dengan begitu, hal-hal yang tidak Anda inginkan dapat dicegah sehingga tidak terjadi.
