Penerapan e-procurement atau electronic procurement dapat memperlancar proses pengadaan barang atau jasa. E-procurement adalah proses pengadaan berbasis elektronik. Pelaksanaan e-procurement biasanya memanfaatkan website. Dalam pengadaan barang dan jasa di lingkungan pemerintah, penerapan e-procurement berada dalam pengawasan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
E-procurement tidak hanya berlaku untuk lembaga pemerintahan. Akan tetapi, e-procurement berlaku juga untuk perusahaan swasta bahkan UKM. Fungsi utama penerapan e-procurement di Indonesia adalah mendapatkan kemudahan dalam pelaksanaan pengadaan barang. Selain itu, masih terdapat manfaat lain dari e-procurement. Adapun manfaat e-procurement adalah sebagai berikut.
- Waktu dan tenaga lebih hemat
Proses procurement menjadi lebih hemat waktu dan tenaga. Hal ini terjadi karena pencarian produk beserta spesifikasinya lebih mudah dan praktis. Selain itu, pencarian vendor juga lebih mudah.
BACA JUGA: MENANGANI KRISIS PERUSAHAAN: KENALI LANGKAH-LANGKAHNYA
- Biaya akan terpangkas
Selain waktu dan tenaga, biaya untuk proses procurement juga lebih hemat. Dengan penerapan e-procurement, perusahaan tidak perlu menambah biaya untuk meeting di luar kantor. Jika meeting tidak ada, tentu biaya pendukungnya akan berkurang.
- Pengadaan lebih transparan
Pengadaan barang haruslah mendapat pengawasan yang baik agar tidak ada kecurangan. E-procurement akan menjaga proses pengadaan tetap transparan. Hal ini karena tentu dapat mencegah kecurangan.
- Tidak perlu implementasi
Proses e-procurement biasanya memanfaatkan website. Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu membeli perangkat tertentu untuk menerapkannya. Perusahaan hanya memerlukan perangkat komputer yang sudah terinstal browser.
- Risiko human error berkurang
E-procurement dapat mengurangi risiko human error. Hal ini karena data tersimpan di server sehingga tidak perlu takut dokumen hilang. Kemudian, jika muncul kesalahan akan mudah teratasi karena proses koreksi lebih mudah dan cepat.
- Pembayaran dan pengiriman fleksibel
Sistem pembayaran pada e-procurement dapat dengan uang muka, menggunakan cicilan, atau ketika barang telah sampai. Selain sistemnya mudah, metode pembayarannya pun mudah karena dapat mentransfer melalui rekening bank.
Kendala dalam Penerapan E-procurement
Kendala dalam penerapan e-procurement adalah hal yang wajar. Namun, tentu harus diatasi agar tidak menimbulkan masalah berkelanjutan. Berikut ini adalah kendala yang muncul ketika melaksanakan procurement berbasis elektronik.
Perubahan Harga
Dalam pengadaan barang atau jasa, perusahaan pasti sudah membuat anggaran belanja. Anggaran tersebut dibuat berdasarkan harga pasar. Sayangnya, harga pasar sering kali mengalami perubahan. Perubahan tersebut tentu harus ada solusinya agar pengadaan dapat berjalan dengan baik
Perubahan pasokan
Jika perubahan harga terjadi karena faktor eksternal, perubahan pasokan bisa terjadi karena faktor internal. Hal ini karena persediaan barang berkurang dengan cepat. Kemungkinan permintaan barang di dalam perusahaan meningkat. Meski demikian, koreksi terhadap perubahan data tersebut cepat dilakukan.
Perencanaan tidak terintegrasi
Dalam sebuah perusahaan biasanya pengadaan diserahkan kepada divisi procurement. Sayangnya, beberapa divisi terkadang tidak memberikan data kebutuhan barang sesuai divisi. Hal ini tentu dapat menghambat proses pengadaan.
Pada intinya, proses procurement berbasis elektronik dengan memanfaatkan website jauh lebih efektif daripada proses pengadaan secara langsung. Pasalnya, e-procurement lebih banyak manfaatnya. Selain itu, kendala yang menimbulkan risiko pada proses pengadaan berbasis elektronik juga lebih sedikit mudah untuk diatasi.
