Penyebab miskomunikasi dengan vendor adalah hal penting yang harus segera tertangani saat proses pengadaan barang dan jasa. Miskomunikasi memanglah sering terjadi dalam sebuah hubungan kerja sama. Miskomunikasi adalah bentuk salah penanggapan atau salah penerimaan dalam suatu komunikasi.
Permasalahan miskomunikasi tidak hanya terjadi antara perusahaan dan vendor. Miskomunikasi dapat terjadi dalam tim sebuah perusahaan. Kasus miskomunikasi dalam perusahaan bisa terjadi karena ketidakjelasan informasi. Contoh kasus miskomunikasi bisa berupa perkataan “Tolong kirimkan email yang kemarin”. Informasi tersebut bisa tidak jelas jika perusahaan mendapatkan banyak email pada hari kemarin.
Baca Juga: Kenali Hambatan Dalam E-Procurement Agar Pengadaan Lancar
Penyebab Miskomunikasi dengan Vendor saat Pengadaan Barang dan Jasa
Solusi dari miskomunikasi dengan vendor harus segera diselesaikan. Hal ini untuk mengantisipasi dan mencegah adanya permasalahan tingkat lanjut. Untuk mendapatkan solusi yang sesuai, perusahaan harus mencari tahu penyebab miskomunikasi. Adapun yang kerap menjadi penyebab miskomunikasi dengan vendor adalah sebagai berikut.
Kurang memahami konteks informasi
Konteks dalam komunikasi sangatlah penting. Jika dua orang yang berkomunikasi memiliki konteks yang berbeda, tentu akan menimbulkan kesalahpahaman. Untuk itulah, sebelum memulai komunikasi, ada baiknya antara komunikator dan komunikan sama-sama mengetahui konteks pembicaraan. Dengan begitu, informasi akan mudah tersampaikan sehingga tidak akan ada miskomunikasi.
Terlalu banyak berasumsi
Banyaknya asumsi dapat menjadi bumerang bagi sebuah perusahaan. Jika ingin berasumsi, sebaiknya perusahaan menyiapkan data yang matang. Asumsi tersebut memang bisa menjadi acuan dalam pengadaan barang. Data untuk mendukung asumsi dapat berupa pendapat para ahli atau pun keadaan di pasaran.
Adanya ketidakjelasan atau ambiguitas
Suatu informasi terkadang mengandung ketidakjelasan atau ambigu. Jika informasi ambigu atau tidak jelas, tentu dapat menyebabkan kesalahpahaman. Penyampai pesan seharusnya segera memberikan klarifikasi. Tujuannya adalah agar informasi yang benar dapat segera tersampaikan supaya tidak permasalahan tidak berkepanjangan.
Informasi terlalu berlebihan
Dalam menyampaikan informasi seharusnya tidak berlebihan. Artinya, dalam sekali komunikasi sebaiknya hanya satu inti pesan agar tidak terlewat. Jika memang ada kendala masalah waktu, pesan bisa disampaikan secara lisan dan tertulis. Jika penerima pesan lupa, ia dapat mencermati kembali melalui pesan tertulis.
Penyebab miskomunikasi dengan vendor harus segera ditemukan. Setelah menemukannya, perusahaan harus segera mencari solusinya. Dengan begitu, proses pengadaan barang dan jasa tidak akan terganggu.
Baca Juga: Pertimbangan Dalam membuat Proposal Acara Perusahaan
