Perencanaan pengadaan barang jasa adalah salah satu tahapan penting dalam procurement. Oleh karena itu, perusahaan atau lembaga perlu menyiapkannya dengan baik. Perencanaan tersebut dapat menjadi kunci kesuksesan proses pengadaan barang dan jasa.
Baca Juga: Hindari Kesalahan Branding Perusahaan Yang Membuat Gagal
Pengadaan barang dan jasa adalah suatu kegiatan yang rutin bagi suatu perusahaan atau lembaga. Aktivitas tersebut bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Contoh pengadaan barang dan jasa berupa pengadaan souvenir perusahaan untuk keperluan kenang-kenangan.
Langkah Membuat Perencanaan Pengadaan Barang Jasa
Dalam perencanaan pengadaan barang jasa terdapat tahapannya. Setiap tahapan seharusnya dapat terlewati dengan baik. Jika terjadi permasalahan atau kendala, tentunya akan berdampak pada pelaksanaan bahkan evaluasi. Untuk itu, perusahaan perlu mengetahui tahapannya. Berikut ini adalah tahapan perencanaan pengadaan barang jasa.
Mengidentifikasi kebutuhan
Suatu lembaga atau perusahaan melakukan pengadaan barang atau jasa karena membutuhkan. Agar tidak terjadi kekeliruan, lembaga atau perusahaan perlu melakukan identifikasi kebutuhan. Langkah pertama adalah mengecek persediaan barang atau jasa di perusahaan. Kemudian, perusahaan harus melakukan analisis, survei, dan riset terkait barang atau jasa tersebut.
Memilih barang atau jasa
Setelah mengidentifikasi kebutuhan, selanjutnya suatu lembaga atau perusahaan bisa memilih barang atau jasa. Perusahaan dapat menyusun paket barang atau jasa yang diperlukan. Dalam menyusun, perusahaan harus mengetahui prioritas kebutuhan agar tahu mana barang atau jasa yang perlu didahulukan.
Menentukan cara pengadaan
Cara pengadaan barang dan jasa sangat beragam. Misalnya saja, ditinjau dari jenisnya dapat dilakukan secara offline maupun online. Secara offline berarti perusahaan melakukan pengadaan secara bertatap muka. Sementara itu, pengadaan barang secara online, perusahaan berarti memanfaatkan aplikasi tertentu. Selain itu, jenis pengadaan bisa dibedakan berdasarkan pengelolanya, yaitu swakelola dan melalui penyedia.
Membuat penjadwalan
Setelah memilih barang dan cara pengadaan, perusahaan bisa membuat penjadwalan. Pembuatan jadwal tersebut meliputi kegiatan perencanaan, persiapan, hingga pelaksanaan pengadaan. Jika memang perlu, adakan juga waktu khusus untuk evaluasi pengadaan. Dengan adanya penjadwalan tersebut, harapannya pengadaan barang dapat berlangsung sesuai jadwal sehingga bisa tepat waktu.
Menyusun anggaran belanja
Dengan membuat anggaran belanja, perusahaan dapat memperkirakan pengeluaran untuk pengadaan barang dan jasa. Penyusunan anggaran belanja dapat berdasarkan harga perkiraan sendiri (HPS). HPS didapatkan dari harga pada pembelian barang sebelumnya. Selain itu, sebaiknya perusahaan mengadakan survei terkait harga pasar. Hal ini karena harga sewaktu-waktu bisa berubah.
Baca Juga: Lengkap! Contoh Template Rundown Acara Yang Benar
Dari tahapan tersebut, kita bisa mengetahui dokumen yang dihasilkan dari proses perencanaan pengadaan barang/jasa adalah jadwal pengadaan dan anggaran belanja. Kedua dokumen tersebut dapat memengaruhi proses pengadaan barang dan jasa.
