Proses sosialisasi acara adalah hal penting yang harus dilalui. Tanpa adanya sosialisasi acara, kemungkinan acara tidak akan berjalan sebagaimana mestinya. Pasalnya, dengan tidak ada sosialisasi acara kemungkinan besar tidak akan ada yang mengikuti acara tersebut. Hal tersebut tentu dapat mengancam kegagalan acara.
Sudah menjadi hal wajar jika suatu instansi, baik milik swasta maupun pemerintah, mengadakan sebuah acara. Biasanya, acara dalam instansi diperuntukkan bagi pegawai atau karyawan instansi. Namun, ada juga perusahaan yang membuat acara untuk umum. Acara tersebut membutuhkan keterlibatan masyarakat umum. Dari situlah, peran sosialisasi acara sangat penting.
Pada era new normal seperti sekarang melakukan proses sosialisasi acara bukanlah perkara mudah. Hal ini karena banyak masyarakat yang memilih membatasi mobilitas dan berdiam diri di rumah. Untuk itu, butuh kreativitas dalam melakukan proses sosialisasi acara. Selain kreatif, sosialisasi juga harus meminimalisasi penyebaran virus.
Baca juga : 5 Hal Yang Mengancam Acara Perusahaan Anda Gagal
Tahapan Proses Sosialisasi Acara yang Wajib Dilalui
Dalam melakukan proses sosialisasi acara ada tahapan yang harus dilalui. Dengan mengikuti tahapan tersebut, harapannya acara dapat tersampaikan dengan baik sehingga masyarakat bisa memahami kemudian mengikuti. Berikut ini adalah contoh susunan sosialisasi acara yang sebaiknya dilalui.
1. Persiapan
Tahap persiapan menjadi hal pertama yang ada dalam susunan acara sosialisasi. Sebelum melakukan sosialisasi perlu mempersiapkannya secara matang. Persiapan yang matang dapat mencegah terjadinya kegagalan. Adapun yang harus diketahui dalam persiapan sosialisasi acara adalah sebagai berikut.
- Target sosialisasi haruslah jelas. Dengan target yang jelas, Anda akan mudah dalam memberikan penjelasan terkait acara. Misalnya saja, target dari kalangan pelajar tentu akan berbeda dengan kelompok buruh.
- Materi sosialisasi harus sudah siap. Ada baiknya materi sosialisasi sudah Anda susun sebelum melaksanakannya. Akan lebih baik jika berbentuk presentasi yang berupa poin-poin utama penjelasan.
- Media sosialisasi harus sudah ditentukan. Hal ini juga dapat memperlancar jalannya sosialisasi acara. Media sosialisasi dapat berupa pertemuan langsung atau media sosial. Pilihan media sosialisasi akan berpengaruh dengan cara sosialisasi.
2. Pelaksanaan
Setelah membuat persiapan matang tentu langkah selanjutnya adalah pelaksanaan sosialisasi acara. Pelaksanaan sosialisasi bergantung dengan persiapan yang telah ada. Hal itu akan berpengaruh terhadap kelancaran sosialisasi. Selain itu, dalam sosialisasi juga harus melibatkan orang yang memang telah memahami acara. Dengan begitu, penjelasan yang akan disampaikan lebih jelas sehingga mudah untuk dipahami.
Dalam pelaksanaan, orang yang bertugas sudah seharusnya membuat berita acara sosialisasi. Berkas berita acara tersebut dapat menjadi arsip penting bagi perusahaan. Selain itu, berkas tersebut juga bisa menjadi acuan untuk penyelenggaraan acara yang serupa pada periode waktu selanjutnya.
3. Evaluasi
Selesai pelaksanaan sosialisasi acara tentu adanya evaluasi. Evaluasi bertujuan untuk menilai dan mengetahui sejauh mana efektivitas sosialisasi yang telah berlangsung. Dalam tahap evaluasi ini, berita acara sosialisasi dapat menjadi sumber acuan. Kemudian, bisa juga dari laporan petugas sosialisasi.
Jika hasil evaluasi menunjukkan sosialisasi efektif tentu berdampak baik ke depannya. Untuk acara yang serupa pada periode selanjutnya bisa menggunakan sosialisasi dengan cara yang sama. Jika hasil evaluasi menunjukkan sosialisasi tidak efektif, bisa menjadi bahan pelajaran untuk memperbaiki cara sosialisasi.
Demikianlah tahap sosialisasi yang bisa Anda lakukan untuk acara perusahaan. Dengan mengikuti tahapan sosialisasi yang ada pembahasan di atas, harapannya acara dapat berlangsung dengan meriah. Selain meriah, tentu acara harus berjalan dengan lancar tanpa kendala yang berarti.
