Tender adalah salah satu bentuk aktivitas jual beli barang atau jasa yang melibatkan penyelenggara dan penyedia. Perusahaan harus menyiapkan dokumen tertentu ketika ingin mengikuti tender. Selain itu, perusahaan yang terlibat juga harus mengikuti tahapan proses tender yang ada.
Dalam sebuah tender, baik dari pemerintah maupun swasta, sering terjadi kecurangan, terutama yang berbentuk korupsi. Untuk mengantisipasi kecurangan, sebuah tender sering kali memanfaatkan Open Tender. Open Tender adalah aplikasi berbasis web yang berfungsi untuk memantau tender.
Baca juga : 6 Cara Efektif Menangani Keluhan Pelanggan
Tahapan Proses Tender, Apa Saja?
Tender pada umumnya memang berkaitan terhadap sebuah proyek. Sebelum mengikutinya, suatu perusahaan atau instansi harus menyiapkan dokumen tender proyek. Dokumen tender adalah bentuk dasar hukum yang mengikat pihak-pihak yang terlibat dalam tender. Selain itu, pihak-pihak yang terlihat juga harus mengikuti tahapan proses tender. Adapun tahapan dalam proses tender adalah sebagai berikut.
1. Pemberian undangan tender
Undangan tender menjadi syarat bagi vendor agar bisa mengikuti tender. Pada umumnya, vendor yang sudah sering mengikuti tender akan mendapatkan undangan. Namun, perusahaan yang belum pernah terlibat tender bisa jadi akan mendapatkan undangan. Hal ini bertujuan untuk memperbaharui proses tender.
2. Penyampaian penjelasan tender
Setelah mendapatkan undangan, vendor akan mendapatkan penjelasan terkait tender dari penyelenggara. Penjelasan tersebut biasanya meliputi proyek tender, cara penilaian, dan persyaratan, baik legal maupun teknis. Vendor yang terpilih harus memahami penjelasan tersebut agar bisa mengikuti tender dengan baik.
3. Pengajuan proposal teknis
Proposal teknis menjadi tanggung jawab pihak vendor. Tender dengan nilai nominal kecil cenderung melewati tahapan ini. Akan tetapi, untuk tender dengan nilai nominal yang cukup besar, pengajuan proposal teknis menjadi hal yang penting. Proposal tersebut salah satunya berguna dalam proses pencairan dana.
4. Pemberian undangan presentasi proposal
Pihak penyelenggara akan menyeleksi proposal dari vendor. Perusahaan yang membuat proposal yang layak akan mendapat undangan dari penyelenggara tender. Undangan tersebut menjadi pertanda bahwa perusahaan harus melakukan presentasi proposal. Poin penting presentasi adalah harga dan produk atau jasa.
5. Presentasi proposal teknis
Undangan dari penyelenggara tender menjadi tanda bukti untuk presentasi proposal. Seperti penjelasan sebelumnya, presentasi proposal akan lebih menekankan pada produk atau jasa serta harga. Perusahaan penyedia harus memberikan performa terbaik agar terpilih dan bisa lanjut ke tahapan berikutnya.
6. Pengumuman hasil presentasi
Setelah semua perusahaan penyedia atau vendor selesai presentasi, penyelenggara tender berkewajiban mengumumkan hasil presentasi. Pengumuman tersebut akan disampaikan secara langsung ke setiap perusahaan penyedia. Perusahaan yang lolos akan mengikuti ke tahapan selanjutnya.
7. Pengumuman pemenang tender
Perusahaan yang lolos pada tahap presentasi proposal teknis biasanya lebih dari satu. Oleh karena itu, penyelenggara tender masih harus mengumumkan pemenang tender. Tahapan proses tender yang terakhir ini sering juga disebut dengan tahapan auction.
Tips Mengikuti Tender agar Berhasil
Banyak perusahaan berlomba-lomba mengikuti tender karena memiliki nominal yang besar. Namun, tidak jarang mereka pulang dengan tangan kosong. Hal ini karena tidak ada persiapan matang dari perusahaan tersebut ketika mengikuti tender.
Jika ingin mengikuti tender, perusahaan harus menyiapkan kelengkapan berkas perusahaan. Selain itu, perusahaan harus mencari tahu tentang tender dan membaca aturannya dengan saksama. Kemudian, persiapkan juga persyaratan tender dengan lengkap. Yang terpenting berikan harga penawaran terbaik jika bisa ajukan harga di bawah harga tender. Setelah itu, perusahaan hanya perlu mengikuti tender sesuai dengan jadwal.
