Sebelum melaksanakan acara, biasanya panitia penyelenggara membuat proposal acara. Proposal acara pada umumnya menjadi dasar untuk mengajukan persetujuan. Dalam menyelenggarakan acara perusahaan, hal tersebut juga berlaku. Penyelenggara membuat proposal acara untuk diajukan kepada atasan. Hal tersebut nantinya berkaitan dengan persetujuan penggunaan tempat dan pencarian dana.
Dari penjelasan sebelumnya dapat kita simpulkan bahwa proposal acara menjadi hal yang penting. Oleh karena itu, perlu memperhatikan cara membuat proposal acara. Hal ini bertujuan agar proposal acara tepat sasaran. Berkaitan dengan cara membuat proposal acara berkaitan dengan struktur proposal kegiatan tersebut. Berikut ini adalah contoh proposal acara dengan struktur yang lengkap.
- Judul – Judul menjadi poin penting dalam sebuah proposal. Karena itulah, sudah seharusnya kita membuat judul proposal yang menarik. Dengan judul yang menarik, hal yang kita ajukan kemungkinan besar akan mudah untuk disetujui. Meskipun menarik, judul tetap harus sesuai dengan konsep acara sehingga tetap terarah.
- Pendahuluan – Setelah menentukan judul, kita bisa membuat pendahuluan proposal. Pada bagian pendahuluan terdapat beberapa subbab yang seharusnya ada. Misalnya saja, ada latar belakang dan tujuan. Latar belakang berisi alasan dasar pengadaan acara. Sementara itu, tujuan berisi tentang hasil dari penyelenggaraan acara.
- Isi – Bagian isi menjadi bagian terpenting dalam sebuah proposal. Isi proposal mencakup beragam hal terkait acara, seperti tema, jenis kegiatan dan susunan acara, peserta yang terlibat, peralatan, waktu dan tempat, serta susunan panitia. Tidak lupa juga, dalam bagian isi terdapat lampiran terkait perkiraan dana untuk penyelenggaraan acara.
- Penutup – Bagian terakhir dari sebuah proposal acara adalah penutup. Bagian penutup dalam proposal acara dapat berisi harapan atas terselenggaranya acara tersebut. Selain itu, dapat juga berisi harapan dukungan dan persetujuan dari pihak yang menerima proposal.
Baca juga : Pentingnya Perencanaan Acara! Faktor Penentu Keberhasilan Acara
Pertimbangan dalam Membuat Proposal Acara Perusahaan
Setelah mengetahui contoh struktur proposal acara, ada baiknya Anda mempertimbangkan beberapa hal. Hal-hal tersebut tentunya dapat menjadikan proposal lebih baik. Berikut ini adalah beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan dalam menulis proposal acara perusahaan.
- Tulis sesuai dengan realitas – Hal-hal dalam proposal memang sebaiknya Anda tulis sesuai dengan realitas yang ada. Untuk mewujudkannya, Anda bisa menyertakan data akurat. Data bisa Anda dapatkan dengan melakukan riset dengan cara yang beragam. Dengan begitu, atasan akan mudah percaya. Alhasil, persetujuan pun mudah didapatkan.
- Hindari menambahkan poin tidak penting – Atasan tentunya memiliki kesibukan yang tidak Anda ketahui. Terkadang, atasan tidak memiliki banyak waktu untuk mendalami sebuah proposal acara. Karena itulah, ada baiknya Anda mengajukan proposal dengan menghindari poin-poin yang tidak penting. Anda bisa menulis sesuai dengan penjelasan sebelumnya.
- Buat desain proposal sekreatif mungkin – Meski bukan hal yang utama, desain proposal juga harus Anda pertimbangkan. Anda sebaiknya membuat sekreatif mungkin. Desain yang kreatif ini tentunya akan membuat pembacanya berkesan.
- Ajukan pada waktu yang tepat – Pengajuan proposal acara juga harus pada waktu yang tepat. Jangan mengajukan proposal acara ketika perusahaan sedang mengalami masalah. Tentunya, proposal akan terabaikan dan acara akan terbengkalai.
- Follow up secara berkala – Setelah Anda mengajukan proposal, Anda harus bersabar menunggu keputusan terkait proposal tersebut. Namun, Anda harus mem-follow up proposal secara berkala. Hal tersebut bertujuan untuk mengetahui proses peninjauan proposal.
Dari artikel ini Anda telah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan pembuatan proposal acara. Anda telah mengetahui struktur proposal acara dan pertimbangan dalam pembuatan proposal acara. Anda dapat menerapkan pemahaman tersebut ketika membuat proposal acara.
