Rundown acara seminar diperlukan sebagai acuan dalam penyelenggaraan event perusahaan. Acara seminar adalah suatu pertemuan yang membahas masalah tertentu kemudian berupaya untuk menyelesaikanya. Oleh karena itu, dalam acara seminar diundang ahli atau pakar yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang dibahas.
Rundown acara seminar atau susunan acara seminar dibutuhkan untuk menjaga agar acara berlangsung dengan tepat waktu. Adanya susunan acara akan membatasi durasi setiap rangkaian acara seminar. Susunan acara seminar juga dapat menghindari salah paham dari peserta seminar. Peserta seminar juga bisa memperkirakan alokasi waktu yang dibutuhkan untuk mengikuti seminar. Yang paling penting adalah adanya susunan acara menjadikan acara berlangsung runut dan meminimalkan gangguan.
Baca juga: Buku Stok Barang: Elemen Penting untuk Kelola Inventory
Cara Membuat Rundown Acara Seminar
Membuat rundown acara perlu amempertimbangkan beberapa hal. Misalnya saja, panitia perlu mempertimbangkan durasi, pengisi acara, lokasi, dan penanggung jawab. Agar lebih jelas, perhatikanlah cara membuat rundown acara seminar berikut.
1. Mengatur secara runut acara yang hendak diselenggarakan
Langkah pertama yang harus dilakukan acara mengatur tata urutan acara. Biasanya, acara seminar diawali dengan pembuka, penyampaian materi, tanya jawab, dan penutup. Untuk memeriahkan acara, bisa juga diselingi penampilan musik atau pembagian doorprize.
2. Menentukan durasi untuk setiap acara
Setelah mengetahui urutan acara, durasi waktu untuk setiap acara perlu dipertimbangkan. Pastinya untuk acara inti memiliki durasi paling lama. Berikan keterangan paling jelas dan pastikan durasi tidak dilanggar ketika acara seminar berlangsung.
3. Menyampaikan rundown saat rapat untuk dievaluasi
Jika sudah tersusun, ada baiknya hasilnya disampaikan ke rapat. Tujuannya adalah untuk dievaluasi oleh semua panitia apakah susunan acara sudah tepat. Selain itu, di rapat tersebut juga membuka penyampaian pendapat terkait susunan acara seminar.
4. Melakukan briefing kepada panitia acara.
Setelah disepakati, tentu perlu dilakukan briefing untuk semua panitia yang terlibat. Briefing bisa disampaikan sebelum acara mulai agar tidak muncul kendala. Misalkan ada pun bisa diatasi dengan mudah.
Mudah, bukan, cara membuatnya? Untuk membuat susunan acara seminar, Anda bisa menggunakan format tabel. Pada umumnya, ada enam kolom yang digunakan, yaitu nomor, waktu, kegiatan, penanggung jawab, tempat, dan keterangan. Jumlah kolom tersebut bergantung ada kebutuhan. Perhatikanlah contoh rundown acara seminar di bawah ini.
Anda bisa membuat rundown acara seperti contoh tersebut. Untuk memudahkan Anda, kami pun telah membuat template rundown acara seminar. Anda bisa mengunduhnya di bawah ini.
Template Rundown Acara
https://drive.google.com/file/d/1GrAROeT6J3ZjD787DdY0XkGR9fGDwCBr/view?usp=sharing
