Template rundown acara menjadi elemen krusial dalam pelaksanaan berbagai kegiatan, terutama yang bersifat formal. Dengan adanya rundown acara, pelaksanaan acara akan berjalan sesuai rencana dan lebih teratur. Pada artikel ini, kami akan membahas contoh rundown acara serta langkah-langkah menyusun rundown acara dengan tepat.
Apa Itu Rundown Acara?
Rundown acara adalah rangkaian kegiatan yang disusun secara sistematis dengan batasan waktu tertentu. Rundown acara disusun oleh penyelenggara dengan tujuan memastikan keberlangsungan acara berjalan lancar dan sesuai jadwal. Rundown sangat diperlukan untuk acara-acara formal seperti seminar, perayaan hari jadi, dan gathering perusahaan. Dengan menyusun rundown acara yang baik, pelaksanaan acara akan lebih teratur dan profesional.
Cara Menyusun Rundown Acara
Untuk membuat rundown acara yang efektif, diperlukan beberapa langkah penting. Rundown acara harus disusun berdasarkan tema acara, dan semua komponen acara harus dipastikan berjalan dalam kerangka waktu yang telah ditentukan. Berikut adalah langkah-langkah menyusun rundown acara yang bisa Anda ikuti:
- Menentukan konsep acara: Rundown acara harus sesuai dengan tema acara yang telah ditentukan. Konsep acara akan memengaruhi susunan kegiatan yang akan berlangsung.
- Melakukan koordinasi dengan penyelenggara: Koordinasi dengan tim penyelenggara, terutama bagian humas dan pengisi acara, sangat diperlukan untuk memahami peran masing-masing.
- Membuat susunan acara dengan durasi yang matang: Durasi setiap kegiatan harus diperkirakan dengan cermat untuk menghindari adanya kegiatan yang molor.
- Menentukan tempat dan properti: Pemilihan tempat dan kebutuhan properti harus sesuai dengan tema acara agar acara berjalan dengan lancar.
- Menentukan penanggung jawab: Setiap kegiatan dalam rundown harus memiliki penanggung jawab yang jelas untuk memastikan setiap bagian acara berjalan dengan baik.
- Membahas dalam rapat kepanitiaan: Susunan rundown acara perlu dibahas dalam rapat bersama agar semua pihak mengetahui alur acara.
- Melakukan briefing dan gladi bersih: Setelah semua sepakat dengan susunan rundown, lakukan briefing dan gladi bersih untuk menghindari kesalahan teknis saat acara berlangsung.
Baca juga : Ketahui Manfaat Branding Dengan Media Sosial
Contoh Template Rundown Acara
Setiap acara memiliki kebutuhan rundown yang berbeda-beda, tergantung pada konsep dan pelaksanaannya. Berikut adalah beberapa contoh rundown acara berdasarkan jenis acara yang umum diadakan dalam perusahaan:
1. Rundown Acara Seminar
Seminar sering diadakan oleh perusahaan sebagai sarana berbagi ilmu atau informasi kepada peserta. Rundown acara seminar harus disusun dengan matang, mengingat melibatkan pihak lain seperti narasumber dan peserta. Berikut adalah contoh susunan rundown seminar:
- Registrasi peserta seminar
- Pembukaan oleh pemandu acara
- Sambutan dari pimpinan atau tamu kehormatan
- Pengenalan perusahaan
- Penyampaian materi seminar
- Sesi tanya jawab
- Penutup
Template rundown acara seminar dapat Anda download melalui tautan berikut:
Template Rundown Seminar by 1Souvenir
2. Rundown Acara Gathering
Gathering perusahaan bertujuan untuk mempererat hubungan antar karyawan. Rundown acara gathering biasanya lebih santai, namun tetap membutuhkan perencanaan yang matang. Berikut adalah contoh rundown acara gathering:
- Registrasi peserta (karyawan)
- Pembukaan oleh pemandu acara
- Sambutan pimpinan
- Sharing karyawan
- Hiburan
- Pembagian doorprize
- Pembacaan doa
- Penutup
Template rundown acara gathering dapat Anda download melalui tautan berikut:
Template Rundown Gathering by 1Souvenir
3. Rundown Acara Perayaan Hari Jadi Perusahaan
Perayaan hari jadi perusahaan adalah momen penting untuk merayakan pencapaian dan usia perusahaan. Rundown acara ini sering kali melibatkan berbagai kegiatan formal dan hiburan. Berikut adalah contoh susunan rundown perayaan hari jadi perusahaan:
- Pembukaan acara
- Sambutan pimpinan
- Pembacaan doa
- Pemotongan tumpeng
- Hiburan
- Penutup
Template rundown acara perayaan hari jadi perusahaan dapat Anda download melalui tautan berikut:
Template Rundown Perayaan Hari Jadi Perusahaan by 1Souvenir
Kesimpulan
Menyusun rundown acara adalah langkah penting yang diperlukan untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan konsep dan rencana. Rundown harus disusun dengan matang, dengan memperhatikan setiap detail acara dan waktu pelaksanaannya. Untuk memahami dan menyusun rundown acara dengan baik, diperlukan koordinasi, perencanaan, dan pelaksanaan yang matang agar seluruh rangkaian kegiatan bisa berjalan lancar.
Gunakan contoh rundown di atas sebagai acuan, dan sesuaikan dengan tema acara yang Anda buat. Pelaksanaan acara yang terstruktur dan tepat waktu akan meningkatkan kesuksesan acara Anda.
