Ada beberapa kesalahan umum dalam pengadaan yang sering terjadi. Jika lembaga pemerintahan mungkin akan mendapat teguran dari LPSE PUPR. Hal ini karena pengadaan barang telah ada dalam Permen PUPR 14 tahun 2020 dan Perpres 12 tahun 2021.
Jika di perusahaan, kesalahan umum dalam pengadaan dapat berakibat fatal karena dapat merugikan perusahaan. Karena itulah, harus ada antisipasi agar kesalahan tidak terjadi. Selain itu, kesalahan dapat juga dapat menghambat aktivitas produksi dalam perusahaan.
Beberapa Kesalahan Umum dalam Pengadaan di Perusahaan
Kesalahan umum dalam pengadaan di perusahaan tentu ada beragam. Kesalahan tersebut bisa terjadi karena faktor internal atau eksternal. Berikut ini adalah beberapa kesalahan dalam pengadaan di sebuah perusahaan.
Rencana anggaran terlampaui
Sebelum melakukan pengadaan barang pastilah sebuah perusahaan membuat rencana anggaran. Pembuatan tersebut berpatokan pada harga perkiraan sendiri. Penentuan harga perkiraan sendiri bisa berdasarkan harga barang di pasar. Selain itu, harga perkiraan sendiri juga bisa berdasarkan pengadaan pada tahun sebelumnya.
Meski demikian, terkadang dalam proses pengadaan biayanya sering melebihi rencana anggaran. Bahkan, hampir semua kegiatan pengadaan di perusahaan mengalami hal demikian. Hal ini dapat terjadi karena perbelanjaan di awal tahun terlalu berlebihan. Selain itu, bisa juga karena pembelanjaan menunggu akhir tahun yang ternyata harganya barang telah mengalami peningkatan.
BACA JUGA: TIPS PEMBUATAN LAPORAN STOK BARANG UNTUK PERUSAHAAN
Keputusan belum matang
Beberapa perusahaan melakukan pengadaan karena kebutuhan mendadak. Biasanya, perusahaan kehabisan stok barang penyimpanan. Karena adanya kebutuhan mendadak tersebut, proses pengadaan tidak dapat terencanakan dengan baik. Sebagai akibatnya, barang pengadaan mungkin tidak akan sesuai dengan harapan perusahaan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas.
Belum ada penerapan teknologi
Seiring berkembanganya zaman, teknologi dapat membantu mengurangi pekerjaan dalam berbagai bidang, termasuk dalam proses pengadaan. Hanya saja, beberapa perusahaan belum menerapkan teknologi dalam pengadaan barang. Padahal, pengadaan barang dengan menerapkan teknologi akan berjalan lebih efektif dan efisien.
Teknologi akan membuat proses pengadaan lebih mudah. Pada umumnya perusahaan yang memanfaatkan teknologi dapat melakukan pengadaan secara online. Pengadaan tersebut dapat berbasis aplikasi atau website. Pengawasannya pun menjadi lebih mudah karena akan lebih transparan.
Komunikasi dengan vendor kurang maksimal
Dalam pengadaan barang/jasa di perusahaan tentu membutuhkan peran vendor sebagai penyedia. Beberapa perusahaan terkadang lalai menjalin komunikasi dengan vendor. Akibatnya, pengadaan barang akan terhambat karena kemungkinan besar akan terjadi miskomunikasi dengan vendor. Di situlah peran vendor management begitu penting.
Fungsi vendor management adalah mengatur proses pengadaan agar berjalan dengan lancar tanpa kendala. Selain itu, vendor management juga dapat mengawasi proses pengadaan supaya terhindar dari kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
Tidak memahami aturan pengadaan
Suatu perusahaan pasti telah menetapkan aturan terkait pengadaan barang. Namun, aturan tersebut sering kali tidak dipahami dengan baik, terutama oleh bagian pengadaan. Jika pengadaan tidak sesuai dengan aturan, dapat memunculkan kecurangan. Selain itu, bisa jadi barang tidak akan sesuai dengan standar perusahaan.
Satu vendor menangani beragam jenis barang
Demi mendapat kemudahan, sebuah perusahaan terkadang memilih bekerja sama dengan satu vendor atau penyedia. Padahal, kebutuhan barang perusahaan beragam. Beragamnya kebutuhan barang tersebut tentu dapat merepotkan vendor. Akibatnya, mungkin tidak semua barang terpenuhi dari segi kuantitas atau kualitas.
Tidak belajar dari kesalahan yang pernah terjadi
Kesalahan umum dalam pengadaan di perusahaan bisa juga terjadi karena tidak belajar dari kesalahan sebelumnya. Jika dalam pengadaan sebelumnya ada kesalahan, seharusnya bisa menjadi bahan evaluasi sehingga tidak akan terulang lagi pada pengadaan selanjutnya. Selain itu, dari kesalahan yang pernah terjadi perusahaan bisa berupaya untuk menemukan solusi sehingga jika terjadi kembali penyelesaiannya akan mudah cepat selesai.
BACA JUGA: TIPS PEMBUATAN LAPORAN STOK BARANG UNTUK PERUSAHAAN
