Mencegah miskomunikasi dengan vendor menjadi langkah penting bagi suatu perusahaan yang sedang menjalani proses pengadaan barang dan jasa. Hal ini karena miskomunikasi dapat menjadi kendala dalam proses pengadaan barang dan jasa. Oleh karena itu, sudah seharusnya perusahaan mencari solusi dari miskomunikasi.
Miskomunikasi adalah kesalahpahaman dalam memaknai informasi. Penyebab miskomunikasi menurut para ahli sangat beragam. Menurut Dulwahab, penyebab miskomunikasi adalah gangguan saat penyampaian pesan. Selain itu, adanya prasangka buruk dapat juga menyebabkan munculnya miskomunikasi. Miskomunikasi juga dapat terjadi karena faktor keegoisan salah satu pihak.
BACA JUGA: BENTUK STRATEGI BRANDING ERA NEW NORMAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
Upaya Mencegah Miskomunikasi dengan Vendor
Vendor menjadi bagian penting dalam pengadaan barang dan jasa. Oleh karena itu, perusahaan harus mencegah miskomunikasi dengan vendor. Hal ini untuk menghindari masalah yang akan muncul dalam proses pengadaan barang dan jasa. Adapun secara rinci dampak miskomunikasi dalam pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut.
- Terjadi kesalahpahaman – Miskomunikasi dengan vendor tentu akan menyebabkan kesalahpahaman. Kesalahpahaman tersebut dapat berbuntut panjang. Yang paling fatal kerja sama akan berakhir di tengah jalan.
- Pengadaan barang dan jasa kacau – Jika terjadi putusnya kerja sama di tengah jalan, tidak menutup kemungkinan proses pengadaan barang dan jasa akan kacau. Parahnya lagi, pengadaan barang tersebut bakalan tertunda atau malah batal.
- Kehilangan kepercayaan – Miskomunikasi akan menimbulkan masalah. Ujungnya akan muncul ketidakpercayaan dari kedua belah pihak. Jika sampai tersebar, bisa jadi citra buruk menempel pada perusahaan sekaligus vendor.
Begitu besar dampak miskomunikasi, sudah seharusnya perusahaan mencegah miskomunikasi dengan vendor. Ada banyak cara untuk mencegah terjadinya miskomunikasi. Berikut ini adalah upaya untuk mencegah terjadinya miskomunikasi.
1. Menyampaikan pesan dengan jelas
Miskomunikasi adalah bentuk kesalahpahaman dalam berkomunikasi. Untuk itu, perusahaan dan vendor harus menciptakan komunikasi yang baik. Perusahaan dan vendor harus menyampaikan informasi secara jelas sehingga kesalahpahaman tidak terjadi. Jika memungkinkan pesan bisa disampaikan dalam bentuk lisan sekaligus tulisan sebagai penguat.
2. Jangan berasumsi
Asumsi juga menjadi salah satu penyebab terjadinya miskomunikasi. Oleh karena itu, dari pihak perusahaan maupun vendor harus berhenti berasumsi terhadap pesan. Perusahaan dan vendor harus mendapatkan kejelasan terhadap pesan yang mereka terima. Jangan sampai menafsirkan pesan sesuai dengan pemahaman dasar.
3. Menjadi pendengar yang baik
Mendengarkan mungkin pekerjaan yang sepele. Akan tetapi, tidak semua orang mau dan mampu menjadi pendengar yang baik. Perusahaan dan vendor harus sama-sama berupaya untuk menjadi pendengar yang baik. Jika salah satu pihak sedang menyampaikan informasi, pastikan pihak yang lain mendengarkan jika perlu mencatatnya.
4. Mengajukan pertanyaan
Miskomunikasi juga bisa terhindarkan dengan cara mengajukan pertanyaan. Hal ini terjadi jika memang salah satu pihak merasa tidak memahami dengan baik atas suatu informasi. Lebih baik bertanya pada awal penyampaian informasi daripada terjadi kesalahan fatal ketika sedang proses pengadaan.
5. Melakukan diskusi
Pada dasarnya diskusi juga bertujuan untuk mengetahui hal yang belum dipahami dengan baik. Selain itu, diskusi juga bisa menjadi sarana untuk menyampaikan permasalahan atau kendala yang mungkin muncul saat proses pengadaan. Dengan adanya diskusi tersebut, kesepakatan antara kedua belah pihak bisa lebih jelas dan teratasi.
Sederet cara mencegah miskomunikasi dengan vendor tersebut dapat diterapkan oleh perusahaan. Pada intinya, untuk mencegah miskomunikasi harus ada komunikasi yang baik. Jika belum paham dan mengerti, harus bertanya kemudian berlanjut ke diskusi supaya tidak berlarut-larut dan menimbulkan masalah ke depannya.
BACA JUGA: TIPS MEMILIH VENDOR YANG BAIK DALAM PENGADAAN BARANG
